Cosa succede quando si chiude un evento?

Che si tratti di un evento on line o in presenza la fase di chiusura e di rendicontazione rappresenta un aspetto molto importante.

Tanto quanto la fase di programmazione e di realizzazione.

Non eseguire tutte le operazioni di chiusura significherebbe lasciarlo in qualche modo incompiuto.

Significherebbe compromettere in qualche modo quello che è stato fatto fino a quel momento, in termini di memorabilità ed efficacia.

Nel momento della realizzazione si tende a dare il massimo, per raggiungere di conseguenza il massimo degli obiettivi e del risultato.

Ma quando l’evento termina si tende a rilassarsi.

E ci può essere il rischio, proprio in questa fase, di commettere degli errori.

Nella nostra esperienza, con My Ego e poi con Forma Spazi, la buona riuscita di una manifestazione dipende anche dal post-evento.

Dunque, senza abbassare la guardia, bisogna essere pronti a gestirlo al meglio.

Citiamo solo alcune delle azioni che lo caratterizzano.

Gran parte di esse saranno tanto più agevoli e fluide quanto più si è lavorato bene nella fase di realizzazione e svolgimento.

Una buona lista dei partecipanti, ad esempio, sarà determinata dall’attenzione con la quale sono stati raccolti i dati.

Il corretto disallestimento di una sala sarà tanto più veloce quanto meglio organizzato l’allestimento in fase iniziale.

Va richiesta correttamente e nei tempi giusti la liberatoria per l’uso delle immagini.

Per evitare di ricontattare successivamente relatori e partecipanti o incorrere in possibili ritardi.

Si dovranno predisporre con attenzione gli atti del convegno.

E gestire al meglio i contatti con i fornitori per la parte economica.

Sarà inoltre molto gradito ricevere un messaggio di ringraziamento.

Si può fare singolarmente via mail o anche utilizzando i canali social, ormai assolutamente sdoganati per tali scopi.

In ultimo è essenziale divulgare i contenuti dell’evento.

Dispense, appunti aggiornati, e atti elaborati successivamente allo stesso.

Insomma, tutto questo a conferma del fatto che l’organizzazione di un evento è qualcosa di complesso.

Che richiede attenzione.

Competenza.

Impegno.

E grande passione.

E noi, dalla partenza  all’arrivo, ci siamo!!