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Dalla logistica agli eventi in house. Il nostro lavoro per Ferrovie dello Stato

5 Gennaio 2021 | Blog Storie

Dalla gestione dei servizi di logistica all’organizzazione di eventi in house per Ferrovie dello Stato Italiane. Così si sviluppa la nostra collaborazione con una delle più grandi aziende del nostro Paese.

La svolta… all’improvviso

E’ il mese di luglio 2018 quando My Ego diventa assegnataria dell’Accordo Quadro triennale per i servizi di logistica consistenti in aule e catering per le attività del Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane. Arriviamo da un anno complesso che ha seguito il G7, per cui avevamo curato l’organizzazione delle riunioni tecniche. Un momento di assestamento, in attesa di rimetterci nuovamente in gioco in quello che ci piace e che ci viene bene: l’organizzazione di eventi. Ecco la notizia che stiamo aspettando!

Ci mettiamo subito al lavoro e passiamo le caldissime giornate d’estate a perfezionare la nostra offerta, con un’ampia proposta di location e fornitori a disposizione della più grande holding del nostro Paese. Giornate di sopralluoghi, valutazioni e appuntamenti, che ci portano a un risultato consistente. 35 aule, 28 delle quali dotate di luce naturale e tutte situate nei pressi della Stazione Termini e della sede centrale del Gruppo.

L’avvio di una nuova collaborazione con Ferrovie dello Stato Italiane

I mesi successivi vengono dedicati alla valutazione diretta da parte dei referenti di Ferrovie di tutte le location selezionate. Fino a gennaio 2019 quando parte a tutti gli effetti questa nostra nuova collaborazione. In 14 mesi sono 449 gli eventi organizzati e settemila i servizi di catering somministrati, fino al fermo delle attività dovuto alla pandemia da Covid-19. Un ritmo di lavoro sostenuto quello di Ferrovie dello Stato, che prevede la ricerca di sale e catering per il calendario di attività fornito dal cliente, ma, considerando la nostra esperienza in ambito organizzativo, comporta anche un lavoro minuzioso di monitoraggio delle forniture on site. Quotidianamente, infatti, visioniamo e verifichiamo tutte le strutture prima dell’inizio di tutti gli eventi, facendo il punto con i gestori dei servizi.

Come rendere ancora più efficiente e funzionale il nostro lavoro per FS?

La lunga prospettiva di lavoro prevista dall’Accordo Quadro, la conoscenza stretta delle esigenze del cliente, la nostra competenza organizzativa che ci fa approcciare al lavoro con un occhio molto attento: questi elementi ci spingono a pensare alla soluzione ottimale per rendere il nostro lavoro più efficiente e funzionale. Gestire direttamente una location capace di accogliere tutte le richieste di spazi e servizi di Ferrovie. Un centro a loro interamente dedicato, studiato e pensato sui loro standard qualitativi e quantitativi. Una sede con la nostra segreteria on site sempre a disposizione. Occuparci non solo della prenotazione diretta degli spazi, ma anche realizzare e supervisionare l’intero evento: dall’allestimento alle forniture tecniche, dall’accoglienza all’avvio dei lavori, fino ai servizi di catering e all’assistenza tecnica. In altre parole, esperienza e competenza offerte come servizi aggiuntivi.

Non solo, dal nostro punto di vista, questo stesso passo comporta una declinazione differente del nostro lavoro: stesse abilità ma impiegate nell’erogazione diretta dei servizi, non più soltanto nella loro pianificazione affidata a fornitori terzi. Il valore aggiunto che possiamo offrire è, senza dubbio, l’attenzione al dettaglio e alle esigenze del cliente, core della nostra attività.

L’ostinata ricerca per dare Forma ai nostri sogni

Un grande progetto, dunque, a cui serve il giusto spazio. Molti mesi di ricerca ci hanno condotto a Via Cavour. A pochi passi dalla metro e dalla Stazione Termini, allestiamo 800 mq di luce naturale interamente destinati ai corsi e agli eventi di Ferrovie dello Stato Italiane. Ed è così che il 16 settembre 2019 apre Forma Spazi. Forma perché, in un certo senso, stiamo dando forma a quella che da sempre è la vocazione di My Ego; ma Forma anche perché la location ha standard ottimali per ospitare corsi di formazione. Con le sue 14 sale variabili in 20 configurazioni spaziali diverse, Forma Spazi diventa Ferrovie dello Stato Italiane Learning Space, consolidando così il rapporto di collaborazione consolidato nei mesi precedenti.

Le attività proseguono e incrementano all’interno di Forma Spazi, grazie alla comodità logistica di poter svolgere tutte le sessioni formative e i meetings all’interno della stessa location. Un aspetto valido per noi, ma anche e soprattutto per i referenti operativi di FS. Fino al 23 febbraio 2020, quando riceviamo la comunicazione di sospensione di tutte le attività calendarizzate con la consueta programmazione semestrale. Questo non ha fermato il nostro lavoro e nemmeno Forma Spazi: le attività proseguono e si trasformano, attendendo presto la ripresa di tutte le attività.