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Ecco come la Vet WEEK ERASMUS+ 2020 è diventata digital

1 Dicembre 2020 | Blog Storie

My Ego con Forma Digitale ha curato l’organizzazione degli eventi in live streaming per Inapp. Così, la Vet Week Erasmus+ 2020 è diventata digital!

Un format personalizzato, “cucito” sul cliente

Tre importanti organizzazioni istituzionali, un programma di iniziative dedicate alle opportunità di formazione professionale promosse a livello europeo, la necessità di dare nuova forma a un appuntamento che giungeva quest’anno alla sua quinta edizione. Questi i tre punti di partenza per l’organizzazione della Vet Week Erasmus+ 2020 per Inapp (Istituto Nazionale per l’Analisi delle Politiche Pubbliche). L’emergenza sanitaria che stiamo vivendo ci ha subito fatto pensare ad un format digitale. Ma come farlo offrendo un servizio all’altezza del profilo dell’evento?

Per “vestire” di digital la Vet Week Erasmus+ 2020 e inaugurare il suo passaggio alla dimensione online, abbiamo puntato alla realizzazione di un format personalizzato di live streaming. Non una piattaforma convenzionale di videoconferenze, ma un sistema dedicato, tecnologicamente avanzato e personalizzato nel visual e nelle funzionalità.

La collaborazione di un partner tra i più innovativi del settore

Il supporto di Linfa Digital come partner tecnologico ci ha permesso di creare un prodotto brandizzato, accessibile e immediato. Tre sono state le direzioni individuate per lo sviluppo del lavoro. La personalizzazione delle componenti visual con la grafica istituzionale, per “accogliere” i partecipanti in un ambiente avvolgente. La semplicità di accesso al sistema che ha fortemente agevolato la partecipazione. L’immediatezza di fruizione di tutti i contenuti che ha permesso ai partecipanti un utilizzo completo della piattaforma.

Il ruolo della segreteria organizzativa nei meetings virtuali

Approdando online, anche le attività di segreteria organizzativa hanno conosciuto forme e modalità nuove. Infatti, il lavoro svolto è stato finalizzato a rafforzare il supporto a partecipanti e relatori, un alto livello di assistenza al cliente e un funzionale coordinamento dei fornitori.

La stesura e l’invio degli inviti ha richiesto un minuzioso lavoro di monitoraggio della ricezione e una costante e dettagliata reportistica delle iscrizioni all’evento. Anche l’elaborazione del programma dell’evento e la redazione di vademecum di utilizzo della piattaforma differenziati per relatori e utenti si sono rivelati uno strumento utile. Abbiamo poi provveduto alla programmazione di prove tecniche dedicate per ciascun relatore, alla predisposizione del presidio costante di assistenza tecnica e alla regia completa durante l’evento. Questo ha avuto senza dubbio un impatto rassicurante. Infine, abbiamo curato il coordinamento degli interventi di post-produzione, come l’inserimento successivo di contenuti extra e la pubblicazione della registrazione completa dell’evento sui canali indicati da INAPP.